山口県岩国市・広島県の中小企業・小規模事業者向け3S(整理・整頓・清掃)活動・環境改善支援【お仕事空間改善コンサルティング】

書類・デスク周りの整理改善。

書類棚の書類の5割は破棄してよい不要な書類である??

データによっては8割は不要というものも…

 

いつか整理しよう…と思いながらも月日は流れ…という会社様も多いのが現状です。いつかいつかと先延ばしにしていると納品書、受注書、見積書、請求書…書類は日々どんどん溜まり積み上げられ、必要な時に出てこない、はて?どこにいったのやらということになってしまいます。毎日忙しい業務を抱えていながら、書類を探さなくてはいけないという時間はとてももったいないですね。

今回は内装業の会社さまの書類・デスク周りの整理・改善のコンサルをさせていただきました。

現場に出て作業をして戻ると、図面を見ながら見本帳をめくり発注書を送ったりと書類は毎日どんどん増えていく一方。整理できればきっともっと業務も円滑に進むのだろうとご依頼頂きました。

まずは現状をお伺いして、問題点とご希望を確認。そして書類棚からすべての書類や文具・備品などを取り出して見直しを行いました。もう必要ない書類、再度確認してから判断する書類を分けてファイルや備品ごとに分けて定位置を決めていきました。領収書や請求書を引き出し収納に入れて管理されていましたが、沢山溜まると引き出しが開かなくなったり、月ごとに分ける手間も増えるということで、クリアファイルを使った立てる収納に変更いたしました。業務の流れ、使用頻度、使い方等を伺いながら定位置を決めます。見た目も変わりますが、入ってくる書類の行き先を正確に決めることで日々の業務が変わっていきます。探さない、溜めないファイリングシステムが確立されます。ファイリングシステムといっても難しくするのではなく、社長様や従業員の方が「分かりやすい」というのが継続できる条件だと思うので「これなら忙しくてもできる」をポイントにご提案いたしております。

業務の改善の方法は色々とありますが、まずは仕事をスムーズに回すために書類の分類・整理を進めることから始めてみませんか。忙しくても続けられる仕組み作り!をご提案いたします。

 

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